ผู้เขียน วิสสุตา กัจฉมาภรณ์
วิธีการประชุมที่ดีเป็นอย่างไร? พอตั้งคำถามแบบนี้กับตัวเองแล้วก็รู้สึกว่าตอบยาก ไม่รู้ว่าภาพการประชุมที่ดีคืออะไร แต่ถ้าถามกลับกันการประชุมที่ไม่ดีละเป็นอย่างไร คราวนี้กลับมีเรื่องราวพรั่งพรูออกมามากมาย คอร์สฝึกทักษะดำเนินการประชุมเป็นคอร์สที่ทำให้เราเห็นภาพของการประชุมที่ดีชัดเจนมากขึ้น และรู้วิธีที่จะร่วมสร้างการประชุมที่ดีนั้นผ่านบทบาทของ faciliator
เราได้เรียนรู้ว่าการประชุมที่ดีในแบบที่เราอยากให้ไปถึงคือ การประชุมแบบใช้อำนาจร่วม ซึ่งต่างกับการประชุมทั่วๆ ไปซึ่งมักจะใช้อำนาจเหนือ ที่หัวหน้า หรือผู้ที่มีอำนาจมากกว่า มักจะเป็นคนตัดสิน หรือคุมบทสนทนา ทำให้เกิดสถานการณ์ที่คนอื่นๆในวงประชุม ไม่ได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น และแสดงศักยภาพของตัวเองออกมาได้อย่างเต็มที่ ต่างจากวงประชุมที่ใช้อำนาจร่วมที่ทุกคนในวงประชุมมีโอกาสได้ร่วมคิด ร่วมทำ และร่วมตัดสินใจ ข้อมูล insight ดีๆจากทุกคนได้วงประชุมได้รับการถ่ายทอด ก่อนจะร่วมกันตัดสินสรุปแนวทางร่วมกัน
แต่การจะสร้างวงประชุมแบบอำนาจร่วม ต้องอาศัยการสร้างพื้นที่ปลอดภัยที่ไม่ตัดสินกัน ไม่ว่าจะจากหัวหน้า หรือเพื่อนร่วมงาน เพื่อทำให้ทุกคนกล้าที่จะมีส่วนร่วมกับวงประชุม แล้วใครกันล่ะ ที่จะเป็นคนช่วยพาวงไปถึงสภาวะแบบนั้น เราจึงได้ทำความรู้จักกับบทบาทใหม่ที่มีชื่อว่า facilitator
เดิมทีเราเคยเข้าใจผิดว่า facilitator คือผู้นำ แต่จริงๆแล้ว facilitator คือผู้อำนวยมากกว่า ซึ่งหลายครั้ง facilitator ก็ไม่ใช่ผู้นำ ในขณะเดียวกันผู้นำก็สามารถพลิกบทบาทจากผู้นำที่มีอำนาจเด็ดขาดมาสู่บทบาทของ faciliator มากขึ้นก็ได้ คุณครูอ้วน – ผู้สอนคอร์สนี้อธิบายให้ฟังอย่างเห็นภาพว่า facilitator ทำหน้าที่เป็นเหมือนภาชนะรองรับ เป็นคนที่สร้างพื้นที่ปลอดภัย ที่ทำให้ทุกคนทุกเสียงมีที่ยืนในวงประชุม facilitator จึงต้องถามคำถามเพื่อสร้างประเด็นให้ถก ทวนสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมพูด เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และให้ผู้พูดรู้สึกถูกได้ยิน บางทีก็ใช้เพื่อตัดบทคนที่พูดยาวแบบเนียนๆ ด้วย เป็นการส่งสัญญาณแบบอ้อมๆ ว่า ‘ฉันรับรู้และเข้าใจสิ่งที่คุณพูดแล้วนะ ไม่จำเป็นต้องอธิบายเพิ่มแล้ว’
นอกจากนั้นยังมีการตั้งคำถามเจาะลึกเพื่อให้ได้ประเด็นเพิ่มเติมเพื่อเข้าใจสถานการณ์ ความคิดความรู้สึก และเมื่อทุกคนมีโอกาสพูด ข้อมูลก็หลากหลาย facilator จึงยังต้องมีสกิลการจัดกลุ่มข้อมูลเป็นหมวดๆ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นภาพได้อย่างง่ายได้ และเพื่อนำไปสู่การคิดต่อยอด นอกจากจะสร้างพื้นที่ปลอดภัยเพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมแล้ว facilator ยังมีหน้าที่นำวงประชุมไปสู่เป้าหมายที่วงตั้งไว้ ซึ่งต้องอาศัยชุดคำถามที่เหมาะสมเพื่อนำมาซึ่งคำตอบ และกระบวนการตัดสินใจที่มีร่วมกัน
พอย้อนมองหลังจบคอร์สเรียนก็พบว่าจริงๆ แล้วสิ่งที่ facilator ต้องทำเพื่อรักษาวงประชุมมีเยอะเหมือนกันนะ และสิ่งที่เกริ่นไปข้างต้นก็เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการเป็น facilator แต่คุณครูอ้วนค่อยสอนแต่ละขั้นตอน ให้เราได้ลองฝึกจนชำนาญขึ้น ได้ฟังคำอธิบายที่มาจากประสบการณ์จริง ร่วมถึงเวลาที่เรามีข้อสงสัยว่าการประชุมแบบ facilator จะนำไปใช้ในองค์กรแบบ coperate ได้จริงๆ หรือ คุณครูอ้วนก็มีข้อแนะนำที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้จริงๆ
ส่วนตัวมองว่าคอร์สนี้เหมาะกับทุกคนที่ต้องเข้าประชุม ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้า พนักงาน หรือผู้ที่ต้องทำงานกับชุมชนก็ตาม เพราะจริงๆ แล้ว facilator ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้นำ เราทุกคนสามารถเป็นผู้ร่วมดูแลวงประชุมให้มีความปลอดภัยพอที่ทุกคนจะมีส่วนร่วม และทำให้วงประชุมกลายเป็นพื้นที่ที่สามารถแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์ได้