ฟาประชุม ผู้อ่านและสร้างพลังวงประชุม

ผู้เขียน สุญโญ

Review การอบรม ฝึกทักษะดำเนินการประชุม วันที่ 3-5 กรกฎาคม 2569

นอกจากตื่นเช้า ล้างหน้า แปรงฟัน เดินทางไปทำงานแล้ว.. “การประชุม” อาจเป็นอีกหนึ่งกิจวัตรที่มนุษย์ทำงานทุกคนหลีกหนีได้ยาก ไม่ว่าจะประชุมด่วนรายวัน, ประชุมทีมประจำสัปดาห์, ประชุมฝ่ายประจำเดือน หรือประชุมบอร์ดบริหารประจำปี.. เราเคยลองคำนวณเวลาเล่นๆ กันดูไหม ในชีวิตมนุษย์ทำงานคนหนึ่ง เราใช้เวลาไปกับการประชุมมากน้อยเท่าใด 1 2 3 4 5 ชั่วโมงต่อวัน หรือบางครั้งอาจจะยาวนานกว่านั้น

“พวกเราได้อะไรจากการประชุมนี้.. รีบเข้าเรื่องสักทีได้ไหมครับ.. เมื่อไหร่จะประชุมเสร็จนะ.. เอาเวลาไปทำงานกันดีกว่าไหม.. ฯลฯ” เสียงบ่นปนความเหนื่อยหน่ายที่เรามักจะได้ยินกันเมื่อการประชุมนั้นๆ ยืดเยื้อยาวนาน บ้างเพราะคน บ้างเพราะเนื้อหา

เราในฐานะผู้ดำเนินการประชุม หรือ ต่อไปในบทความนี้จะขอเรียกว่า “ฟาประชุม” เราจะทำให้วงประชุมไปถึงเป้าหมาย ลดบรรยากาศอันก่อความล้าสะสม และเพิ่มพลังวงประชุมในการลงมือทำได้อย่างไรบ้าง ?

ณ บ้านเสมสิกขาลัย  3 - 5 กรกฎาคม ที่ผ่านมา เราได้โอกาสมาร่วมคอร์ส "ฝึกทักษะดำเนินการประชุม (Meeting Facilitator)" สอนโดยอาจารย์กิตติชัย งามชัยพิสิฐ หรือ “อาจารย์อ้วน” ตลอดสามวันได้เรียนรู้ลงลึกเกี่ยวกับบทบาทของ “ฟาประชุม” และทักษะที่อำนวยให้วงประชุมนั้นๆ ไปถึงเป้าหมายอย่างมีพลัง

ชั่วโมงเเรกดำเนินไปรวดเร็ว พวกเราใช้เวลาแนะนำตัวคนละ 2 นาที.. เท่ากันทุกคนไม่ยกเว้นแม้อาจารย์อ้วน พี่วี ผู้ช่วยอาจารย์ และพี่รักษ์ เสมสิกขาลัย ตามด้วยบอกเป้าหมายการมาลงเรียนคอร์สนี้...

ใช่แล้ว ! นี่คือบทเรียนแรกของ “ฟาประชุม” สิ่งแรกที่ต้องทำ คือ “เตรียมพื้นที่การประชุม” ในช่วงนี้ฟาประชุมจะนำวงทำตาม 4 ขั้นย่อย คือ 1. พา Check - in ไถ่ถามความรู้สึกง่ายๆ โดยมีเป้าหมายให้ทุกคนรู้สึกถึงคุณค่าของการมีอยู่ของพวกเขา ณ วงประชุมนี้  2.พานิยามหัวข้อ หรือขอบเขตการคุยของวงวันนี้คร่าวๆ 3. พาตกลงวิธีการคุยของวันนี้ อาจจะเข้มข้นใส่กันเต็มที่หรือพาระดมสมองกันสบายๆ เเละ 4.พาวางกรอบการพูดคุย โดยประเมินจากเนื้อหาและเวลาที่มีอย่างจำกัด

ช่วงเตรียมพื้นที่การประชุม เป็นเพียง 1 ใน 6 ขั้นตอน ของ “ครรลองการประชุมแบบมีส่วนร่วม 6 ขั้น”  ซึ่งประกอบไปด้วย  1. ช่วงเตรียมพื้นที่ประชุม 2. ช่วงระดมความคิดและเเลกเปลี่ยนข้อมูล 3. ช่วงจัดหมวดหมู่และกรอบเวลา 4. ช่วงเปิดพื้นที่วิเคราะห์ ถกเถียง วิพากษ์วิจารณ์ อภิปรายแต่ละหัวข้อ 5. ช่วงสรุปภาพรวมและแบ่งงาน และ 6. ช่วง Check - out เปิดโอกาสให้พูดความรู้สึกหรือสิ่งที่ยังตกค้าง

ตลอดทั้ง 3 วันอาจารย์อ้วนมักจะย้ำว่า หน้าที่ของฟาประชุม เปรียบเหมือน "Container" หรือผู้สร้างพื้นที่ให้เนื้อหาปรากฏ โดยฟาประชุมจะให้ความสำคัญกับเสียงของ “วง” มากกว่าเสียงของใครคนใดคนหนึ่ง การดำเนินวงของฟาจึงให้คุณค่าต่อมวลรวมของวง มากกว่ามวลอารมณ์ส่วนน้อย แล้วฟาประชุมจะฟังเสียงของวงได้อย่างไร ? ในเมื่อพื้นที่วงประชุมนั้นมีความแตกต่างจากวงเรียนรู้ทั่วไป ตรงที่ผู้เข้าร่วมทุกคนมีขอบเขตของบทบาทหน้าที่ชัดเจน การเป็นหัวหน้า ลูกน้อง ผู้บริหาร ฯลฯ ไม่สามารถถูกลืมได้ เพราะมาพร้อมกับความรับผิดชอบในการตัดสินใจ

นั่นทำให้การสร้างพื้นที่ปลอดภัยเป็นงานสำคัญและเป็นความท้าทายของฟาประชุมอย่างมาก  การจะนำพาวงให้ถึงเป้าหมายอย่างมีพลังได้นั้นฟาประชุมจึงจำเป็นต้องทำความเข้าใจและอ่าน 3 เรื่องนี้ให้แตกด้วย

1. อ่าน “อาณัติ” ของวง

อาณัติ ในที่นี้คือขอบเขตอำนาจในการกระทำการต่อเรื่องใดเรื่องหนึ่งของคนหรือกลุ่มคน

อาณัติประกอบไปด้วย 3 ส่วนสำคัญ คือ 1.  เจตนา หรือ เจตจำนง (Intention) หมายถึง จิตใจที่พร้อมทุ่มเทในเรื่องนั้น ๆ มากเพียงไหน เช่น ตั้งใจอยากลองทำดู หรือตั้งใจพร้อมร่วมหัวจมท้าย ฯลฯ  2. ทักษะ/ความสามารถ (Skill) หมายถึง เรามีองค์ความรู้ ความชำนาญในเรื่องนั้น ๆ มากเพียงไร และ 3.  ทรัพยากร (Resource) หมายถึง เรามีเครื่องไม้เครื่องมือ เงิน สายสัมพันธ์ การรับมอบหมายอำนาจ หรือกฏหมายระเบียบที่ใช้อ้างอิง มากเพียงใด ทั้ง 3 ส่วนนี้คือขอบเขตอำนาจที่จะทำให้ภารกิจหรือเป้าหมายหนึ่งๆ สำเร็จได้

การอ่านอาณัติของวงให้ออก เสมือนการตรวจสอบความพร้อมก่อนเดินทางไปยังเป้าหมาย หากคนในวงประชุมยังขาดส่วนใดส่วนหนึ่ง หรือมีส่วนใดส่วนหนึ่งจากทั้ง 3 นี้มากเกินไป บทบาทของฟาประชุมคือการชี้ชวนให้คนในวงได้เห็นในส่วนที่พร่องและเกินนั้นๆ  เพื่อปรับกำลังให้เหมาะสมพร้อมเดินทางต่อ เช่น คนในวงประชุมมีเจตนาที่จะทำค่ายเพื่อเยาวชนนอกระบบอย่างแรงกล้า แต่ยังขาดทักษะ/ความสามารถ และทรัพยากร เราในหน้าที่ฟาประชุม ควรชี้ชวนให้วงทบทวนและหาทางออกในจุดนี้ โดยในการประชุมนั้น ๆ อาจชวนวงคิดถึงการจัดการเรียนรู้เพื่อเสริมทักษะให้ทีม หรือการวางแผนระดมทุนทำค่าย เพื่อให้เดินทางตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ หรือในกรณีที่ภารกิจที่วงประชุมคุยกันนั้นอยู่นอกเหนืออาณัติหรือกำลังในการกระทำการของกลุ่ม ฟาประชุมควรชวนวงคุยถึงเจตนาต่อภารกิจว่าเข้มข้นเเค่ไหน หากวงมีเจตนาเข้มข้นจริง จึงค่อยชวนวงให้คุยถึงประเด็นการขยายขอบเขตอาณัติ อาจด้วยการติดต่อสัมพันธ์กับหน่วยงาน เครือข่าย หรือองค์กรอื่นๆ ที่จะช่วยให้ภารกิจนั้นสำเร็จได้ โดยทุกการตัดสินใจต้องมาจากวง

2. อ่าน “วาระกลุ่ม”

เรามักคุ้นเคยกับคำว่า “วาระการประชุม” (Meeting Agenda) เพราะเป็นสิ่งที่ทุกวงประชุมจำเป็นต้องมีเพื่อตอบได้ว่าเรามาประชุมกันไปเพื่ออะไร.. ทว่าการประชุมส่วนใหญ่มักมี “วาระกลุ่ม” (Group Agenda) รวมอยู่ด้วย อาจารย์อ้วนขยายความให้ชัดขึ้นว่า “วาระการประชุม” คือ สิ่งที่วงต้องพูดคุย ตัดสินใจ หาทางออก แต่ “วาระกลุ่ม” (Group Agenda) คือ สิ่งที่ผู้คนแบกเข้ามาในการประชุม อาจเป็นความกังวล ความไม่ไว้วางใจ ความคาดหวัง ความเหนื่อยล้า ความโกรธ หรือความขัดแย้งที่ยังไม่ได้คลี่คลาย แม้ไม่มีใครหยิบมันขึ้นมาพูดตรงๆ แต่มันก็ส่งผลต่อวิธีที่เรารับฟัง คิด และตัดสินใจ

วาระกลุ่มเป็นสิ่งที่ฟาประชุมจำเป็นต้องตระหนักถึง มองให้เห็น ประเมินสถานการณ์ให้ออก อาจด้วยประสบการณ์ของตนเองหรือข้อมูลเบื้องหลังจากผู้ว่าจ้าง หลายครั้งการดำเนินวงประชุมจึงมักจะคู่ขนานกันไประหว่าง “วาระการประชุม” (Meeting Agenda) และ “วาระกลุ่ม” (Group Agenda) ในฐานะฟาประชุม เราต้องเฝ้าสังเกตบรรยากาศการประชุม เเละจัดสรรพื้นที่ประชุมให้เหมาะกับอุณหภูมิของวงในช่วงนั้นๆ บางครั้งเราอาจต้องหยุดวาระการประชุมลงชั่วขณะ เพื่อให้พื้นที่กับวาระกลุ่มในการทำความเข้าใจซึ่งกันเเละกัน เพื่อวงประชุมจะได้ไปต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

ตัวอย่าง

วาระการประชุม: พิจารณาแผนงานปีหน้า

วาระกลุ่ม: สมาชิกจำนวนหนึ่งยังไม่ไว้วางใจประธานคนใหม่

วาระการประชุม: จัดสรรงบประมาณ

วาระกลุ่ม: ความโกรธจากการประชุมครั้งก่อนยังไม่คลี่คลาย

3. อ่าน “พัฒนาการกลุ่ม”

พัฒนาการกลุ่ม (Group Development) ไม่ได้บอกว่ากลุ่มกำลังคิดเรื่องอะไร ทว่าบอกถึงความสัมพันธ์ของกลุ่มว่าอยู่ในช่วงไหน เช่น ช่วงที่ต่างคนต่างเกรงใจ (Forming) ช่วงที่เต็มไปด้วยความขัดแย้ง (Stroming) หรือช่วงที่เริ่มไว้วางใจกัน (Norming) แนวคิดนี้ได้รับอิทธิพลจากโมเดลพัฒนาการกลุ่มของ Bruce Tuckman ซึ่งช่วยให้เราเข้าใจว่า ในแต่ละช่วง กลุ่มมีความพร้อมต่อการสนทนาและการตัดสินใจไม่เท่ากัน

พัฒนาการกลุ่มแบ่งออกเป็น 3 ช่วงหลัก คือ 1. ช่วงชุมชนเทียม หรือช่วงฮันนีมูน ในช่วงนี้บรรยากาศในวงประชุมมักดำเนินไปอย่างราบรื่น เป็นมิตร ทว่ายังไม่มีการเผยความต้องการแท้จริง ทุกคนจะมีคำถามในใจว่าฉันอยู่ตรงไหนของกลุ่ม และใครคือผู้นำ 2. ช่วงโกลาหล เป็นช่วงยากลำบากของกลุ่ม มีการเเบ่งพรรคพวก มีการทะเลาะหรืออาจถึงขั้นแยกทางกัน ด้วยช่วงเวลานี้เป็นการเปิดเผยความต้องการเเท้จริงและมีการกำหนดเป้าหมายร่วม คุณค่าของกลุ่มที่ชัดเจนเพื่อไปต่ออย่างเข้าใจกัน และ 3. ช่วงชุมชนจริง เป็นชุมชนที่เคารพความเป็นตัวเองของแต่ละคนภายใต้เป้าหมายร่วมกัน ช่วงนี้กลุ่มจะมีพลังมาก พร้อมขัดเเย้งโดยไม่ทะเลาะกันรุนแรงหรือแตกหักแต่เป็นไปเพื่อการยืนยันเป้าหมาย ทั้ง 3 ช่วงนี้เป็นพัฒนาการที่ไม่มีจุดสิ้นสุดและกลับไปกลับมาได้ตลอด

ฟาประชุมจำเป็นต้องอ่านพัฒนาการกลุ่มให้ออก หากวงประชุมยังอยู่ในช่วงชุมชนเทียม ก็จำเป็นต้องสร้างพื้นที่ปลอดภัย โยนคำถามหรือกวนให้วงเคลื่อนสู่ช่วงโกลาหลให้เร็ว เพื่อนำกลุ่มไปสู่จุดที่เปิดเผยความต้องการหรือกำหนดเป้าหมายร่วมที่แท้จริงได้

วาระการประชุมเป็นดั่งเรือ วาระกลุ่มเป็นดั่งทะเล

อาจารย์อ้วนเปรียบเทียบ “วาระการประชุม” เป็นดั่ง “เรือ” และ “วาระกลุ่ม” เป็นดั่ง “ทะเล” แน่นอนว่าวงประชุมคงเปรียบเป็นกัปตันเเละ ลูกเรือ ส่วนฟาประชุมก็อาจอยู่ในฐานะผู้ช่วยกัปตัน ที่คอยประเมินและให้ข้อมูลว่าเรือลำนี้ควรจะแล่นไปต่อเนื่องหรือหยุดคอยให้ปรากฏการณ์ลม ฝน ฟ้า คลี่คลายไปเสียก่อน การจะประเมินจังหวะที่เหมาะควรเหล่านี้ได้ นอกจากต้องอ่านความหมายสถานการณ์ทั้ง 3 ข้อด้านบนเเล้ว ฟาประชุมจำเป็นต้องเรียนรู้ทักษะเเละเครื่องมืออันจำเป็นหลายอย่างด้วยกัน เช่น

การสร้างพื้นที่ปลอดภัย คือ พื้นที่ที่ทุกคนแสดงความเป็นตัวเองได้ ขัดแย้งเห็นต่างได้โดยไม่ต้องกลัวถูกตัดสินหรือถูกทำร้าย ทำให้ความคิด ความรู้ ประสบการณ์ถูกแลกเปลี่ยนได้ลึกขึ้น.. มันจะเป็นไปได้หรือ ? ที่พนักงานผู้น้อยจะส่งเสียงตามความเป็นจริง ขณะที่ผู้บริหารที่มีอำนาจชี้ขาดตัดสินทั้งเรื่องงานและคนนั่งอยู่ด้วย.. อาจารย์อ้วนเน้นย้ำสิ่งที่ฟาประชุมต้องชวนวงทำคือ  “เป้าหมายร่วม” “ข้อตกลงที่สร้างร่วมกัน” และ “การฟัง” สามสิ่งนี้จะค่อย ๆ ขยายพื้นที่ปลอดภัยให้กว้างและลึกขึ้นทีละน้อย

โดยองค์ประกอบของพื้นที่ปลอดภัย มีด้วยกัน 3 ส่วน ได้แก่ 1. พื้นที่ทางกายภาพ เช่น การจัดที่นั่งให้เป็นวงกลม ทุกคนสื่อสารกันได้, เขียนความเห็นขึ้นกระดาน แสดงถึงการยอมรับ 2. ท่าทีของฟา เช่น ฟัง ไม่ด่วนตัดสิน, ทำให้ทุกเสียงถูกได้ยิน 3. พื้นที่ทางจิตใจ เช่น มีเป้าหมายร่วมกันของกลุ่ม พร้อมใส่ใจเป้าหมายแต่ละบุคคล, มีข้อตกลงเพื่อเกลี่ยอำนาจ รู้ขอบเขตกันเเละกัน เป็นต้น

เรียนรู้การสร้างตั้งคำถามแบบเปิด โดยจะมีด้วยกัน 4 องค์ประกอบ คือ 1. ประโยคเปิด 2. ท่าทีเปิด 3. ใจเปิด และ 4. พื้นที่เปิด เพื่อมุ่งไปสู่การเปิดพื้นที่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ระดมความคิดและนำไปสู่การกระทำ

เรียนรู้วิธีการใช้อำนาจ 5 แบบ ได้แก่ 1. อำนาจร่วม 2. อำนาจภายใน 3. อำนาจกระทำการ 4. อำนาจเหนือ และ 5. อำนาจใต้ ฟาประชุมควรเข้าใจรูปแบบอำนาจ และขับเคลื่อนวงไปสู่การใช้อำนาจร่วม เพื่อผลักดันให้วงบรรลุเป้าหมายด้วยการ “ร่วมคิด ร่วมตัดสินใจ ร่วมทำ และร่วมรับผิดชอบ” **ในข้อร่วมตัดสินใจ และร่วมรับผิดชอบ สำคัญที่สุด

พร้อมด้วยทักษะอื่น ๆ เช่น การฟัง การถาม การทวน การจัดหมวดหมู่ ฯลฯ

ตลอดทั้ง 3 วัน นอกจากองค์ความรู้การเป็นฟาประชุมแล้ว พวกเรายังได้ทดลองนำการประชุมอยู่หลายรอบ เพื่อฝึกฝนทักษะของฟา เช่น การฟัง การถาม การทวน การจัดหมวดหมู่ เพื่อสร้างสรรค์ขับเคลื่อนวงประชุมให้ไปถึงเป้าหมายอย่างเปี่ยมพลัง

องค์ความรู้ร่วมบางส่วนที่ถูกแบ่งปันในวง 

- เสียงทุกเสียงในวงควรถูกรับฟัง ทว่าไม่ใช่ทุกเสียงที่วงจำเป็นต้องได้ยิน

- สิ่งที่ทำให้คำถามเปิดทำงาน ไม่ได้อยู่ที่รูปประโยคเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ว่าคำถามนั้นเปิดพื้นที่ให้การสนทนาเกิดขึ้นหรือไม่

- หัวหน้าทีมก็เป็นฟาประชุมได้ แต่ต้องวางบทบาทตนเองให้ชัดเจน ว่ากำลังทำหน้าที่ฟาหรือสลับบทมาร่วมตัดสินใจอยู่

- เมื่อเกิดความขัดเเย้งทางความคิดที่ตัดสินใจได้ยาก ฟาประชุมควรพาวงไปทบทวนคุณค่าหรือพันธกิจร่วมขององค์กร

เพื่อช่วยให้วงไม่หลงประเด็น เเละกลับมาที่เป้าหมายร่วมได้อีกครั้ง

- หลายครั้งที่ “วาระการประชุม” เดินต่อได้ยาก อาจเป็นเพราะ “วาระกลุ่ม” ยังไม่ถูกคลี่คลาย

- ฟาประชุม ทำหน้าที่ฟังผู้เข้าร่วม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมฟังกัน

- ขณะเกิดความขัดแย้งในขั้นระดมความเห็น ฟาประชุมควรนำความเห็นเหล่านั้นขึ้นกระดาน เพื่อให้ทุกข้อเสนอนั้นเย็นลง ลดการปะทะระหว่างบุคคลที่เห็นต่างกัน

ฯลฯ

สุดท้ายขอขอบคุณอาจารย์อ้วน ครูผู้ถ่ายทอดองค์ความรู้ให้พวกเรา ขอบคุณพี่วี ผู้ช่วยกระบวนกรที่บันทึกความรู้อย่างครบถ้วน ขอบคุณพี่รักษ์ เสมสิกขาลัยผู้อำนวยให้การเรียนรู้ในห้องเรียนเป็นไปอย่างราบรื่นอิ่มหนำ ขอบคุณเพื่อนๆ ร่วมห้องเรียนที่เกื้อกูลบรรยากาศและแบ่งปันประสบการณ์อันเอื้อประโยชน์ในการทำหน้าที่ฟาประชุมต่อไป